Het begint met kennis…

Waar staat jouw organisatie voor?
Elk communicatieplan richt zich op het beïnvloeden van de kennis, houding en gedrag van de beoogde doelgroep. Want het begint meestal met kennis van een product en of dienst, om over te kunnen gaan tot actie.

Het is een feit dat deze kennis niet alleen voor de externe doelgroepen geldt van bedrijven. Het is óók heel relevant dat de interne doelgroep weet, begrijpt en ervaart waar hun organisatie voor staat (missie) en voor gaat (visie). En welke basisprincipes (kernwaarden) en werkwijzen de organisatie nastreeft in alle handelingen en activiteiten.

Op dit moment ben ik actief betrokken bij twee organisaties die dit traject doorlopen, in de farmaceutische- en human talent branche. Geweldig om te mogen begeleiden vanuit Met Karakter!

Ook op andere gebieden werk ik, vanuit Met Karakter, aan kennisdeling. Zo heb ik recent het landelijke NIMA A Communicatie examen als auteur mogen ontwikkelen. En ben ik als docent werkzaam bij NTI in de ontwikkeling van lesmaterialen (HBO Marketing & Communicatie) en verzorg ik diverse klassikale en online colleges.

De kracht van Met Karakter ligt in het terug kunnen brengen naar de essentie:

  • Van complexe vraagstukken naar overzicht, duidelijkheid en de kern van de vraag
  • Een gedegen én overzichtelijk werkplan, rekening houden met factoren als werkdruk voor medewerkers, haalbaarheid en ambities
  • Op maat gemaakte procesbegeleiding, met altijd het streven dat organisaties zelf concreet aan de slag kunnen met strategie, marketing en communicatie. Zo worden medewerkers in hun kracht gezet en heeft de organisatie optimaal rendement van mijn advies en begeleiding
  • Oprechte interesse in de organisatie, de bedrijfscultuur en persoonlijke aandacht voor de klant
  • Een ijzersterke (project) planning, met deadlines waar de klant op mag rekenen. Want afspraak = afspraak!

Met Karakter, hét blog over Corporate CommunicatieBenieuwd of Met Karakter ook jouw organisatie kan ondersteunen in een Strategie, Marketing of Communicatie vraagstuk? Mail ellen@metkarakter.eu om eens vrijblijvend te sparren.

 

 

 

De vinger op de zere plek leggen

Interne communicatie, zo leg je de vinger op de zere plek!
Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de onderlinge communicatie. De klant baseert zijn beeld van een organisatie op de informatie, service en kwaliteit die hij ontvangt van de organisatie. Medewerkers zijn daarmee het visitekaartje en direct van invloed op de beleving van de klant. En loopt de dienstverlening aan de klant niet gesmeerd…dan kan de oorzaak vaak worden gevonden in een gebrek aan (de juiste) interne communicatie.

Het Nationaal Onderzoek Verandermanagement (bron: managementsite.nl) doet al diverse jaren onderzoek naar gebreken in interne communicatie.
Drie factoren die het hoog scoren zijn:

  1. De medewerkers vinden de berichtgeving van de top niet duidelijk over wat anders of beter moet
  2. De leidinggevenden zijn niet goed in staat visie en beleid naar hun mensen over te brengen
  3. De top van de organisatie weet niet wat er dieper in de organisatie leeft

Hebben nr. 1 en 2 veel te maken met ‘zenden’, nr. 3. is geheel gericht op het vragen & ontvangen van informatie.
Want hoe goed luisteren we écht naar wat er leeft en speelt in de organisatie?

Over de schutting kijken
Weten we hoe processen werken op andere organisatielagen en afdelingen? Kennen we de professionele uitdagingen en spanningsvelden waarmee collega’s te maken hebben? En kunnen we deze verbinden of ondersteunen met de werkwijze van onze eigen afdeling? Het stimuleren van meer communicatie tussen afdelingen zorgt voor meer onderling begrip en draagt bewezen bij aan het verbeteren van de bedrijfsresultaten.

Niks blijft onopgemerkt
Met de komst van social media, is alles sneller en gemakkelijker deelbaar geworden. Positieve maar ook negatieve (klant)ervaringen, alles komt eerder naar buiten. Uit het mediaweb Trendonderzoek 2016 blijkt dat geen enkele organisatie het zich nog kan veroorloven social media te negeren.
Door middel van  interne communicatie kunnen we medewerkers ondersteunen in de informatievoorziening aan de klant én aangeven waar de mogelijkheden en grenzen liggen. Bijvoorbeeld door het opstellen van een social media policy en een persbeleid.

Maar waar begin je in het verbeteren van het interne communicatie proces?
Hoe leg je de vinger op de zere plek? Een stappenplan:

    • Begin met luisteren!
      Vraag om meningen en geef medewerkers de ruimte deze in alle openheid te kunnen delen. Deze exercitie begint in de bovenste organisatielagen (management team). Hoe goed zijn zij aangesloten bij de visie, missie en strategie van de organisatie? Hoe duidelijk is deze voor hen en hoe duidelijk is de bijdrage die zij hier, met hun eigen teams, aan kunnen leveren?
    • Breng in kaart
      Waar liggen de kansen voor de organisatie en waar liggen de valkuilen?
      Welke sterktes worden al goed benut en waar is ruimte voor verdere groei?Welke zwaktes kunnen omgebogen worden naar sterktes? Door hierover in de top van de organisatie concrete afspraken te maken, kan bepaald worden welke reële bijdrage afdelingen hieraan kunnen leveren.
    • Geef elke afdeling een rol
      Vervolgens kan dit luister & analyse traject worden herhaald door de afdelingsmanagers met hun eigen team(s).
      Hoe goed zijn de teams reeds aangesloten bij de visie, missie en strategie van de organisatie? En hoe duidelijk is voor hen welke bijdrage de afdeling kan leveren aan de doelen van de organisatie?
      Breng ook per afdeling de SWOT in kaart, om een beeld te krijgen van capaciteit- en ontwikkelingsbehoeften per afdeling.
    • Maak elke medewerker individueel accountable
      Vervolgens wordt de vertaalslag naar de individuele medewerker gemaakt. Wat houden de organisatie- en afdelingsdoelen voor hem in? Is dat realistisch, haalbaar en meetbaar voor de medewerkers (persoonlijke ontwikkelplannen en KPI’s), en bovenal ook uitdagend en aantrekkelijk?
    • Per organisatie-laag het doel en de boodschap bepalen
      Welk doel wil je organisatiebreed en per laag bereiken met de communicatie (Waar zitten de hiaten, waar ontbreekt welke kennis?)
      Hier leg je de vinger op de zere plek!
      Wat is dan de gewenste de boodschap (welke kennis / houding / gedrag wil je beïnvloeden), de gewenste communicatierichting en het best passende communicatiemiddel? Door van boven naar beneden door de organisatie te lopen, kunnen we bepalen welke behoefte er is in het informeren, begeleiden, motiveren en inspireren van teams & medewerkers.

Het begeleiden van deze (strategische) sessies is één van de expertises van Met Karakter.
Meer weten? ellen@metkarakter.eu voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek

Blogauteur: Ellen van der Aart, Met Karakter
Bronnen: managementsite.nl, mediaweb.nl
Met Karakter, hét blog over Corporate CommunicatieMet Karakter
Elke organisatie heeft een eigen karakter, een onderscheidend vermogen. Met Karakter helpt organisaties dit naar boven te halen en het bedrijfsmerk sterk te positioneren. Van strategie tot uitvoering en analyse.
Met Karakter staat voor daadkrachtig advies, training en begeleiding in communicatie, marketing en (re)branding vraagstukken.

Van de concurrentie winnen? Intern beginnen!

Organisaties met betrokken medewerkers zijn 47% tot 202% effectiever dan de concurrentie. Zo luidde de uitkomst van een onderzoek van Watson Wyatt (bron People business / Unique) naar effecten van betrokkenheid van medewerkers. Het loont dus om intern te beginnen!
Want wat leveren betrokken medewerkers eigenlijk op voor de organisatie?

  • een lager ziekteverzuim
  • grotere kans op behoud medewerkers
  • groter incasserings- en inlevingsvermogen van medewerkers
  • dynamische, prettige werksfeer
  • kennis en informatie, door de ruimte voor dialoog
  • kwaliteit en productiviteit, doordat medewerkers een grotere inzet hebben en daarmee dus meer waarde kunnen toevoegen aan de organisatie

Meer betrokken = meer bevlogen
Worden medewerkers meer betrokken bij de organisatie, dan voelen zij zich meer gewaardeerd. Daardoor durven zij talenten meer te benutten, steken zij meer energie in het werk, krijgen zij meer focus, voelen zij meer verantwoordelijkheid en ontstaat er een passie voor het werk dat zij uitvoeren.
Hiermee kan de eerste voorsprong op de concurrent behaald worden. Want de klant voelt het écht als een medewerker vol passie en bevlogenheid werkt.

Wat levert betrokkenheid op voor medewerker en organisatie?
Bron: goals.nl

Winnen van de concurrentie begint dus intern
We spreken van een concurrentievoordeel als een organisatie met een product of dienst een positief en relevant onderscheid kan maken voor de afnemer. En daarbij draait het niet alleen om het product of de dienst zelf, maar om de gehele beleving er om heen. En juist in die beleving (zoals service, kennis, timing, empathie etc.) maken medewerkers het verschil.

De 3 speerpunten voor meer betrokkenheid

  1. communicatie; zowel top-down, bottom-up, vertikaal (binnen 1 divisie), horizontaal (op 1 organisatie niveau) en diagonaal (verschillende divisies en niveaus). Gebruik communicatiemiddelen die passen bij de organisatie, de interne doelgroep(en), de informatie en het doel
  2. openheid; maak medewerkers deelgenoot en maak relevante informatie toegankelijk en bereikbaar voor alle medewerkers. Creëer ook letterlijk zicht en openheid in de organisatie (laat medewerkers bijvoorbeeld eens een kijkje op een andere afdeling nemen dmv stages of taakroulatie)
  3. spirit; draag bevlogenheid, passie en enthousiasme van bovenaf uit. Want als het management deze toewijding niet heeft, waarom zouden medewerkers deze dan wel hebben?Dure communicatiemiddelen direct nodig?
    Welnee! Het voordeel van informeel

    Onderzoek van Involve & Vakblad Communicatie (2015) heeft uitgewezen dat persoonlijke (lijn) communicatie als het meest impactvol gezien wordt. Informele communicatie heeft meer impact dan voorheen. De communicatiemiddelen zijn hieraan ondersteunend. Communicatiemanagers en/of HR managers spelen hierin een belangrijke rol, tezamen met directie, managers en organisatie/merk ambassadeurs.

Blogauteur: Ellen van der Aart